Świat konferencji zmienia się na naszych oczach. Kiedy w dobie pandemii większość eventów została odwołana ze względu na reżim sanitarny, branża eventowa zareagowała na zmiany niemal natychmiast. Czas lockdownów oznaczał co prawda konieczność przejścia do organizacji eventów w formie on-line, lecz dzięki temu poznano nowe możliwości, jakie ta formuła oferuje. Podczas zamknięcia covidowego największą popularnością cieszyły się wirtualne wersje seminariów, szkoleń i konferencji. Jak się okazało, większość osób jest zainteresowana uczestnictwem w zdalnych konferencjach także po zniesieniu stanu epidemii. W tym tekście podpowiadamy, o czym warto pamiętać, organizując konferencję naukową on-line.
Konferencje on-line: dlaczego warto?
Nie ulega wątpliwości, że branża eventowa została najmocniej dotknięta skutkami pandemii. Lata 2020 i 2021 okazały się prawdziwym „game changerem” dla młodych, odważnych firm, które nie bały się skorzystać z nowych technologii. Sposobem na kryzys okazało się poszukiwanie nowych możliwości w coraz bardziej zdigitalizowanym świecie. Branża eventowa ma za sobą ekspresową transformację: od tradycyjnych wydarzeń odbywających na żywo do zaangażowania publiczności w eventy wirtualne. Dziś jest to przede wszystkim ogromna liczba zdalnych konferencji, szkoleń i webinarów. Konferencja on-line to rodzaj wirtualnego spotkania, podczas którego uczestnicy mogą się nawzajem widzieć, słyszeć i współpracować z dowolnego miejsca na Ziemi. Każda z osób siedzi przed swoim własnym komputerem i łączy się z innymi za pośrednictwem Internetu. Konferencje naukowe on-line dają możliwość zaproszenia większej liczby uczestników, dzięki czemu przekaz może trafić do szerszej publiczności. Niewątpliwą zaletą zdalnych eventów jest ich niski koszt, porównując z konferencjami w tradycyjnej formie. W przypadku eventów wirtualnych nie trzeba martwić się o wynajęcie odpowiednio dużej sali, catering czy też zakwaterowanie dla prelegentów. To duże ułatwienie nie tylko dla organizatora, ale też komfort dla gości. Planując organizację wirtualnej konferencji naukowej, można skorzystać z usług firmy, która specjalizuje się w realizacji tego typu przedsięwzięć, jak chociażby https://bluexperience.pl/. Ma się wówczas pewność, że wszystko przebiegnie bez zbędnych problemów technicznych.
Co jest potrzebne do przeprowadzenia konferencji naukowej?
Do przeprowadzenia konferencji naukowej, tak tradycyjnej, jak i on-line, należy przygotować się z wyprzedzeniem. Na początku warto zastanowić się, jakie tematy chcemy poruszyć i do jakich grup odbiorców chcemy zaadresować nasz przekaz. Równie ważne jest wyznaczenie celu spotkania: może to być na przykład przedstawienie najnowszych wyników badań z danej dziedziny, próba wskazania nowych obszarów badawczych czy integracja środowiska naukowego. W tym miejscu należy zastanowić się, kto będzie przemawiać, ile będą trwały poszczególne wystąpienia i zaplanować ich kolejność. Po udzieleniu odpowiedzi na te pytania trzeba naszkicować plan konferencji i uwzględnić w nim wszystkie wspomniane wyżej elementy.
Jak technicznie zorganizować wirtualną konferencję naukową?
Odpowiednie zaplecze techniczne jest niezwykle ważnym czynnikiem powodzenia konferencji on-line. Przede wszystkim należy przejść do wyboru właściwej platformy eventowej – specjalnego narzędzia umożliwiającego przeprowadzenie spotkania w wirtualnej sali konferencyjnej. Wybierając oprogramowanie do konferencji on-line, warto wziąć uwagę takie czynniki, jak budżet, bezpieczeństwo danych oraz funkcjonalności, do których chcemy mieć dostęp. Na rynku jest obecnie bardzo dużo platform, spośród których wyraźnie wyróżnia się https://www.bluplatform.io/. To niezawodne, nowoczesne i intuicyjne narzędzie, które można z łatwością dostosować do swoich potrzeb. Podsumowując: konferencje on-line dają możliwość komunikacji, zdobycia wiedzy i wymiany doświadczeń. Takie wydarzenia są doskonałym uzupełnieniem eventów w świecie realnym.
Artykuł sponsorowany
