ZUS uruchamia nową usługę. Pracodawcy sprawdzą autentyczność zaświadczeń online

                Od 31 marca 2026 roku Zakład Ubezpieczeń Społecznych udostępnił nową funkcjonalność na stronie zus.pl, która może znacząco usprawnić proces weryfikacji dokumentów pracowniczych. Chodzi o usługę potwierdzania autentyczności zaświadczeń wydawanych na wniosek USP, czyli „Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy”.

Nowe narzędzie jest dostępne w zakładce „Wyszukiwarki i usługi” oraz poprzez portal eZUS. Dzięki niemu pracodawcy mogą szybko sprawdzić, czy przedstawione przez pracownika zaświadczenie rzeczywiście zostało wydane przez ZUS i czy jego treść nie została zmieniona.

Prosta weryfikacja dokumentu

Procedura korzystania z usługi została maksymalnie uproszczona. Pracownik pobiera zaświadczenie ze swojego konta w eZUS – dokument ma postać pliku PDF o nazwie „usp-zas-a” lub „usp-zas-r” – a następnie przekazuje go pracodawcy w formie elektronicznej.

Po stronie pracodawcy proces wygląda następująco:

• zapisanie pliku na dysku komputera,
• wejście w usługę „Potwierdzanie autentyczności zaświadczeń, które ZUS wydaje na wniosek USP”,
• dodanie pliku poprzez odpowiedni przycisk lub metodą „przeciągnij i upuść”.

Jednoznaczny wynik

System po chwili zwraca jeden z dwóch komunikatów:

• „Zaświadczenie zostało pomyślnie zweryfikowane” – co oznacza, że dokument o identycznej treści znajduje się w bazie ZUS,
• „Zaświadczenie zostało zweryfikowane jako nieprawidłowe” – co wskazuje, że taki dokument nie figuruje w bazie, co może sugerować np. ingerencję w jego treść.

W przypadku negatywnej weryfikacji ZUS zaleca, aby pracownik skontaktował się z najbliższą placówką w celu wyjaśnienia sprawy.

Ograniczony zakres usługi

ZUS podkreśla, że nowa funkcjonalność dotyczy wyłącznie zaświadczeń wydanych na podstawie wniosku USP. Nie obejmuje ona innych dokumentów, takich jak np. zaświadczenia wydawane na formularzu US-7.

Krok w stronę cyfryzacji

Uruchomienie usługi wpisuje się w szerszy proces cyfryzacji administracji publicznej. Umożliwienie szybkiej i zdalnej weryfikacji dokumentów ma zwiększyć bezpieczeństwo obrotu dokumentami oraz ograniczyć ryzyko nadużyć.

Nowe rozwiązanie może okazać się szczególnie przydatne dla działów kadr i płac, które coraz częściej korzystają z elektronicznego obiegu dokumentów.