Urząd Miasta Mysłowice doskonali procesy zarządzania. Tym razem okazję do podnoszenia standardów stwarzają projekty realizowane wspólnie z Uniwersytetem Warmińsko – Mazurskim oraz Akademią Administracji sp. z o.o. Projekty związane z systemowym wsparciem procesów zarządzania w jednostkach samorządu terytorialnego tj. „Międzynarodowy model zarządzania miastem jako element przewagi konkurencyjnej” i „Systemowe wsparcie procesów zarządzania w jednostkach samorządu terytorialnego” będą realizowane do końca września 2015 r. Specjaliści wspomagają Urząd w analizie, optymalizacji struktury oraz usprawnieniu procesów administracji, doskonaleniu dokumentacji i przepływów dokumentów, przygotowaniu wdrożeń systemów informatycznych oraz poprawie efektywności funkcjonowania.

W ramach drugiego projektu przeprowadzone zostaną szkolenia i warsztaty w zakresie zarządzania oraz podniesienia efektywności procesów.

Prezydent Mysłowic Edward Lasok przekonany jest o konieczności usprawnienia zarządzania, wprowadzania nowoczesnych form działania i poprawy transparentności funkcjonowania Urzędu: – Wprowadzony wcześniej w Urzędzie Miasta Mysłowice system zarządzania jakością ISO wymaga doskonalenia. Zrealizowanie projektów usprawni pracę Urzędu i przekonany jestem, że z naszej pracy coraz bardziej zadowoleni będą mieszkańcy załatwiający swoje sprawy – podkreśla Edward Lasok.

Wśród wybranych

Mysłowice wybrano do uczestniczenia w tych dwóch projektach, które swym zasięgiem obejmą około 8 mln mieszkańców miast z różnych rejonów Polski, w tym ok. 16 tys. pracowników jednostek samorządowych. Mysłowice są jednym z 14 urzędów miejskich uwzględnionych w projekcie. Ponadto w projekt włączono 8 urzędów marszałkowskich i tyle samo wojewódzkich. W całym kraju projektem objęto również 180 jednostek organizacyjnych podległych urzędom.

W Mysłowicach wsparcie z zakresu procesów zarządzania, otrzyma sześć mysłowickich placówek – Zespół Szkół Ogólnokształcących, Szkoła Podstawowa nr 7, Przedszkole nr 5, Mysłowicki Ośrodek Kultury, Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej oraz Miejski Zarząd Gospodarki Komunalnej.

– W trakcie realizacji projektu przeprowadzona jest ewidencja powiązań urzędów i jednostek organizacyjnych, przepływy dokumentów, zależności decyzyjne. Opracowanych będzie ponad 180 map procesów jednostek organizacyjnych miast – mówi Aleksandra Marciniak z Akademii Administracji sp. z o.o., leader zespołu projektowego – Najważniejszą cechą projektu jest jego innowacyjność – po raz pierwszy opracowany będzie międzynarodowy model zarządzania miastem.

Bez kompleksów

– W ostatnich latach dostrzegamy wręcz skokowy wzrost wiedzy i kompetencji polskich urzędników administracji publicznej – stwierdza Aleksandra Marciniak z Akademii Administracji sp. z o.o., leader zespołu projektowego – Nie powinniśmy mieć kompleksów porównując standardową administrację polską i zachodnią.

Ponoć w Austrii, by załatwić sprawy urzędowe należałby wziąć… tydzień urlopu. Nie lepiej bywa we Francji.

– Polska administracja jest bardziej konkurencyjna niż zachodnia – podsumowuje A. Marciniak – W profesjonalnej specjalizacji w administracji być może ma swój udział coraz częstsze stosowanie rozwiązań biznesowych. Olbrzymim wsparciem dla polskiej administracji jest odgórny trend i postawienie na wprowadzanie cyfrowych rozwiązań dla administracji. Już teraz jesteśmy w europejskiej czołówce i polska administracja jest bardziej konkurencyjna niż ta na zachodzie.

Najbliższe lata, zdaniem specjalistów, będą należały do polskiej e-administracji. Słabością polskiej administracji bywa jednak niedoinwestowanie urzędów – braki w sprzęcie komputerowym i oprogramowaniu.

Korzyści dla mieszkańców

Mysłowicki Urząd Miasta znalazł się wśród wybranych czyli w grupie urzędów i instytucji wybranych do realizacji projektu. Nie wszystkie jednostki samorządu terytorialnego, które zgłosiły swój akces do udziału w projekcie, wybrano do jego realizacji.

– Nie spodziewałam się, że właśnie tutaj na Śląsku i to w Mysłowicach napotkam pioniera niektórych rozwiązań w administracji – mówi leaderka projektu – To duże zaskoczenie nie tylko dla mnie, że właśnie tutaj spotykamy niezwykle ważną w działaniu administracji – troskę o mieszkańca i odpowiedni poziom zarządzania procesami.

Co oznacza uczestnictwo w tym przedsięwzięciu dla miasta? Zdaniem Aleksandry Marciniak efektem będzie udoskonalenie pracy samorządu bez ponoszenia kosztów w wysokości około 400 tys. zł. To olbrzymie wsparcie na zastosowanie cyfrowych rozwiązań dla administracji. W porównaniu z wcześniej przyjmowanym certyfikatem ISO obecnie realizowany model zarządczy obejmuje nie tylko Urząd, ale również podległe mu miejskie jednostki. W kolejnym etapie realizacji projektu urzędy i podległe im jednostki będą mogły, przez kolejne trzy lata, korzystać z portalu elektronicznego, który będzie również swoistym forum wymiany doświadczeń oraz stosowanych rozwiązań.

Najtrudniej i wolno następują przemiany w sferze mentalności. Te zmiany długofalowe i najbardziej pożądane bywają obłożone również sporym ryzykiem i oporem społecznym. Realizatorzy projektu pozytywnie patrzą na mysłowicki urząd, w którym dostrzegają nie tylko cenne wartości w zarządzaniu miastem, ale również we wzajemnej edukacji.

Co dla nas, mysłowiczan będzie oznaczało uczestnictwo samorządu w tych dwóch projektach? Leaderka projektu zapewnia, że będzie to: – Wyższa jakość i niższe koszty. Zrealizowanie projektu da bowiem podwaliny pod scalenie w e-urząd. Projekt nawiązuje do założeń projektu strategii „Sprawne państwo 2011 – 2020” opracowanej przez ministra administracji i cyfryzacji, jest finansowany w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 – 2013 oraz Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Jego realizacja nie wymaga zaangażowania żadnych środków finansowych ze strony Urzędu Miasta Mysłowice.

Mysłowicki samorząd jest zatem dobrym przykładem urzędu troszczącego się o mieszkańca korzystającego z usług. Stawia, pomimo trudności ekonomicznych, na doskonalenie pracy. I co podkreślają zewnętrzni specjaliści to Urząd mający ambicję i determinację w przeobrażaniu się w nowoczesny e-urząd.