Decyzja o zatrudnieniu pracownika w firmie niesie za sobą nowe obowiązki dla przedsiębiorcy. Jakich formalności trzeba dopełnić gdy zostajemy pracodawcą? Przygotowaliśmy kompletny poradnik na ten temat. Sprawdź listę niezbędnych dokumentów wraz ze wzorami i objaśnieniami.
Zatrudnienie pierwszego pracownika – jak się przygotować?
Zatrudnienie pierwszego pracownika to ważny krok w rozwoju firmy. Warto postrzegać to jako pierwszy krok w poważnym rozwoju biznesu. Wiąże się z tym odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów Prawa Pracy i oraz zapewnienie odpowiednich warunków zatrudnienia.
Pierwszym krokiem jest wybranie odpowiedniego typu umowy. Pracodawcy w Polsce mogą zdecydować się na różne formy zatrudnienia, takie jak:
-
Umowa o pracę – najpopularniejsza forma zatrudnienia, gwarantująca pracownikowi pełne prawa socjalne i ubezpieczenia;
-
Umowa zlecenie – bardziej elastyczna forma zatrudnienia, ale nie oferuje takich samych przywilejów jak umowa o pracę;
-
Umowa o dzieło – dotyczy wykonania określonego zadania, z wyraźnie określonym terminem realizacji, ale również nie obejmuje pełnych uprawnień pracowniczych.
W przygotowaniu tych dokumentów niezbędne będzie otrzymanie podstawowych informacji dotyczących pracownika. Można je zebrać poprzez kwestionariusz, którego wzór znajduje się m.in. na: https://firmove.pl/wzory-dokumentow/pracownik/kwestionariusz-osobowy-dla-pracownika.
Lista dokumentów niezbędnych przy zatrudnieniu
Co musisz przygotować, gdy zatrudniasz pierwszego pracownika?
-
Umowa o pracę lub cywilnoprawna.
-
Skierowanie do poradni medycyny pracy – bez badań wstępnych pracownik nie może wykonywać obowiązków.
-
Zgłoszenie do ZUS – przedsiębiorca ma obowiązek zgłoszenia pracownika do ZUS w celu opłacania składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.
-
Karta ewidencyjna – element kartoteki kadrowej, która zawiera podstawowe dane osobowe oraz informacje o zatrudnieniu (data rozpoczęcia pracy, wynagrodzenie, zmiany w umowie).
-
PIT-2 – jest to formularz, który pracownik składa pracodawcy w celu obniżenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Jest to obowiązkowy dokument, który należy złożyć na początku współpracy.
Więcej przydatnych informacji na ten temat znajdziesz na https://aleo.com/pl/firmy.
Inne obowiązki pracodawcy
Oprócz przygotowania dokumentów i rejestracji pracownika przedsiębiorca musi również pamiętać o innych aspektach prawnych związanych z zatrudnieniem. Należy zadbać o:
-
zapewnienie odpowiednich warunków pracy – odpowiednie wyposażenie stanowiska pracy, dostęp do niezbędnych narzędzi czy przestrzeganie zasad BHP;
-
szkolenia BHP – pracownik przed rozpoczęciem pracy powinien przejść szkolenie wstępne i okresowe z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy;
-
ewidencja czasu pracy – każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika, która jest podstawą do wypłaty wynagrodzenia i obliczania nadgodzin;
-
zapewnienie stanowiska i narzędzi do pracy – np. telefonu, sprzętu komputerowego z odpowiednim oprogramowaniem.
Na tym etapie warto również przygotować dokładne informacje o warunkach zatrudnienia przyszłego pracownika. Aby poprawnie przygotować dokument, można wykorzystać stosowny wzór, taki jak np.: https://firmove.pl/wzory-dokumentow/pracownik/informacja-o-warunkach-zatrudnienia.
Jakie są koszty zatrudnienia pierwszego pracownika?
Zatrudnienie pracownika wiąże się z dodatkowymi kosztami poza wynagrodzeniem, które należy uwzględnić w budżecie firmy. Przedsiębiorca musi ponosić składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (ZUS), które obejmują składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe oraz zdrowotne. Warto także uwzględnić inne koszty, takie jak szkolenia, wyposażenie stanowiska pracy czy ewentualne świadczenia dodatkowe (np. ubezpieczenia zdrowotne).
